Si estás planificando una estrategia de marketing de contenido o de curación de contenido, es probable que también necesites algún tipo de estrategia de colaboración de contenido. La colaboración de contenido consiste en escribir, editar, estructurar, distribuir y administrar varios contenidos dentro de tu organización. Los miembros de tu equipo trabajarán juntos para lograr los mismos objetivos de contenido, ya sea escribiendo varias piezas nuevas de contenido, actualizando las antiguas o accediendo a documentos archivados para usar con algún propósito.
La colaboración de contenido eficaz puede mejorar tanto la calidad como la accesibilidad del contenido, haciéndolo más disponible para las personas que lo necesitan. Pero, ¿cómo se puede planificar exactamente una estrategia de colaboración de contenido y qué se necesita para que funcione de manera eficiente?
Comenzar con una plataforma de gestión de contenido
Primero, y quizás lo más importante, debes comenzar con la plataforma de administración de contenido adecuada. Esta será la herramienta principal que utilizarás para crear, editar, compartir, almacenar y administrar tu contenido. Tus trabajadores utilizarán esta plataforma de gestión de contenido en la nube para crear nuevas piezas de contenido desde cero, colaborar en el material directamente y asegurarse de que se pueda encontrar y utilizar fácilmente en el futuro.
Escoger una plataforma de administración de contenido jugará un papel importante en la determinación de la efectividad de tu estrategia de colaboración. Estas son algunas de las cualidades esenciales que debes buscar:
- Intuitividad: Casi todos en tu empresa usarán esta plataforma hasta cierto punto, por lo que deben poder dominarla sin mucha instrucción, dirección o capacitación. Busca una plataforma que esté bien diseñada y sea sencilla.
- Seguridad: Dependiendo del tipo de contenido que estés creando y las regulaciones a las que enfrentas en tu negocio, es casi seguro que querrás una plataforma que te otorgue un alto grado de seguridad y cumplimiento.
- Automatización del flujo de trabajo: Muchas plataformas modernas de administración de contenido cuentan con cierto nivel de automatización del flujo de trabajo, lo que agiliza el proceso de creación de contenido y garantiza que no se pierda ningún paso.
Establecer una cultura empresarial de colaboración
Para que tu estrategia de colaboración de contenido funcione, también debes tener una cultura corporativa y valores de equipo que respalden la colaboración. Dependiendo de tu cultura laboral existente, esto puede requerir un cambio.
Establecer valores fundamentales sobre la importancia del trabajo en equipo, respetar a otras personas y comunicarse abiertamente puede ayudarte a lograr este fin. También es una buena idea establecer objetivos comunes en los que todos los miembros del equipo puedan trabajar; de esta manera, cultivarás un sentimiento de responsabilidad compartida. Mientras lo hace, considere organizar más eventos de team building (construcción de equipos) y eventos «fuera de horario» en los que los miembros de su equipo puedan conocerse mejor y llevar esos vínculos al lugar de trabajo.
Definir equipos y jerarquías
La gran mayoría de las organizaciones consideran valioso establecer roles específicos y definir jerarquías para que sea mucho más fácil aclarar ambigüedades y asignar responsabilidades. Por ejemplo, puedes tener algunas personas responsables de redactar el contenido y algunas personas responsables de revisarlo y editarlo. Si todos son responsables de todo, las cosas pueden complicarse rápidamente.
Por esta razón es importante establecer autoridades dentro de tu equipo de colaboración de contenido. Si dos personas tienen un desacuerdo sobre lo que debe contener un contenido, ¿Quién está ahí para romper el empate? ¿Quién tiene la última palabra sobre lo que se publica y lo que no? ¿Cuál es el proceso de revisión y cómo se manejarán los desacuerdos dentro del equipo?
Cuanto más claros sean estos roles y jerarquías, más fluida se desarrollará su estrategia de colaboración de contenido.
Crear un procedimiento coherente
Otra buena idea es crear un procedimiento coherente y replicable que todos los miembros de tu equipo puedan seguir para crear contenido nuevo. Esto podría comenzar con un equipo responsable de generar nuevas ideas en una hoja de cálculo, seguido de un equipo de redacción responsable de tomar esas ideas y desarrollarlas, y los equipos de edición y publicación toman el contenido desde allí.
Recopilar comentarios y mejorar
Por último, tu estrategia de colaboración de contenido debe tener amplias oportunidades para la retroalimentación mutua. Tus creadores y administradores de contenido deben recibir comentarios periódicos sobre cómo mejorar su rendimiento, y deben proporcionar comentarios sobre el proceso de colaboración, incluyendo el sistema de administración de contenido. Utiliza esta retroalimentación como una oportunidad para crecer; si varias personas de tu equipo tienen las mismas quejas o las mismas ideas, considera incorporar un cambio.
La colaboración de contenido es una estrategia continua que requiere ajustes y equilibrios constantes para funcionar correctamente. Comienza con la base adecuada, luego prepárate para realizar cambios en las primeras semanas y meses de su implementación. Con el tiempo, obtendrás la estrategia de colaboración de contenido perfecta para tu equipo.
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